Στο πλαίσιο του Προγράμματος Μεταπτυχιακών Σπουδών (ΠΜΣ) στα “Ευφυή Συστήματα Πληροφορικής” ακολουθείται διαδικασία διαχείρισης παραπόνων που έχει θεσπιστεί στο Τμήμα Πολιτισμικής Τεχνολογίας και Επικοινωνίας (ΤΠΤΕ). Συγκεκριμένα, έχει θεσπιστεί ειδική επιτροπή φοιτητικών παραπόνων (ΕΦΠ) για το ΤΠΤΕ στην οποία μπορούν να απευθυνθούν οι Μεταπτυχιακοί Φοιτητές/τριες (ΜΦ) του ΠΜΣ για να καταθέσουν τις προτάσεις τους, τα σχόλιά τους, τα παράπονά τους και τις συστάσεις τους. Η ΕΦΠ αποτελεί ένα πρόσθετο μέσο επικοινωνίας των φοιτητών με το ΠΜΣ, το οποίο συμπληρώνει τον θεσμό του προσωπικού Ακαδημαϊκού Συμβούλου (ΑΣ) και απαρτίζεται από τον/την εκάστοτε Πρόεδρο του Τμήματος, ο οποίος είναι ο πρόεδρος της επιτροπής, και δύο (2) μέλη ΔΕΠ του Τμήματος. Η ΕΦΠ διαχειρίζεται, καταγράφει και εξετάζει παράπονα και προτείνει λύσεις και ενδεχομένως παραπέμπει το θέμα σε επίπεδο Συνέλευσης του Τμήματος ή και σε ανώτερο επίπεδο, όπως την Ιδρυματική Επιτροπή Παραπόνων (ΙΕΠ) του Γραφείου Διασφάλισης Ποιότητας του Πανεπιστημίου Αιγαίου, εφ’ όσον κρίνεται απαραίτητο. Η συγκεκριμένη επιτροπή δεν αντικαθιστά την ΙΕΠ αλλά λειτουργεί συμπληρωματικά ως ένα ενδιάμεσο επίπεδο επικοινωνίας των ΜΦ του ΜΠΣ με το ακαδημαϊκό και διοικητικό του προσωπικό. Επίσης, η ΕΦΠ δεν λαμβάνει υπόψη και δεν αποστέλλει απάντηση σε μηνύματα με υβριστικό περιεχόμενο, καθώς και σε μηνύματα τα οποία περιέχουν ανεπαρκή ή μη αληθή στοιχεία επικοινωνίας.
Η διαδικασία διαχείρισης παραπόνων είναι η εξής: 1. Ο/Η ΜΦ επιθυμεί να καταθέσει ένα παράπονο/σχόλιο. 2. Ο/Η ΜΦ ενημερώνει τον/την ΑΣ του/της. 3.Ο/Η ΑΣ συζητά με τον/την ΜΦ το παράπονο/σχόλιο. 4. Ο/Η ΑΣ μαζί με τον/την ΜΦ προχωρούν στη διαχείριση του παραπόνου/σχολίου. 5. Αν δεν υπάρξει επιτυχής διαχείριση του παραπόνου/σχολίου ο/η ΑΣ ή απευθείας ο/η ΜΦ αποστέλλει το παράπονο/σχόλιο στην επιτροπή φοιτητικών παραπόνων του Τμήματος. 6. Ο Πρόεδρος με τα μέλη της ΕΦΠ διαχειρίζονται το παράπονο/σχόλιο και ενημερώνουν τον/την ΜΦ για τις ενέργειές τους. 7. Αν δεν υπάρξει επιτυχής διαχείριση του παραπόνου/σχολίου, ο/η ΜΦ με τη βοήθεια της ΕΦΠ του Τμήματος απευθύνεται στην Ιδρυματική Επιτροπή Παραπόνων (ΙΕΠ), όπως παρουσιάζεται αδρομερώς στην επόμενη ενότητα. 8. Σε κάθε περίπτωση ενημερώνεται ο/η Διευθυντής τής και ο/η ΑΣ για το αποτέλεσμα της διαχείρισης του παραπόνου/σχολίου. 9. Εφόσον υπάρχουν αντίστοιχες περιπτώσεις ο/η Διευθυντής/ντρια του ΠΜΣ ενημερώνει τη Συνέλευση του ΤΠΤΕ τόσο για τις περιπτώσεις που παρουσιάστηκαν και διαχειρίστηκαν μεμονωμένα οι ΑΣ, χωρίς να αποκαλύπτονται τα προσωπικά στοιχεία των φοιτητών/τριών, όσο και για όποιες ενέργειες πραγματοποιήθηκαν.